График документооборота по основным средствам и график документов для бухгалтерского учета основных средств

Для чего нужен график документооборота?

В графике определяются:

В графике документооборота целесообразно прописать сроки отражения первичных документов в бухгалтерском и налоговом учете — на конкретную дату или же в периоде их получения. Изменения в сроках хранения кадровых документов (Федеральный закон от 02.03.2016 N 43-ФЗ).

Хранение в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5-ти лет после отчетного года:

Хранение не менее 5-ти лет после года, в котором они использовались для составления БФО:

В соответствии с НК РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ) документы необходимо хранить 5 лет.

С 17.03.2021 налогоплательщики и налоговые агенты обязаны хранить регистры налогового учета, а также документы для расчета, удержания и уплаты налогов в течение 5 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Подробнее в Увеличен срок хранения налоговых документов.

Если осуществляется перенос убытков прошлых лет в налоговом учете, то «первичку» необходимо хранить в течение всего срока, когда уменьшается налоговая база текущего налогового периода (п. 4 ст. 283 НК РФ).

С 2017 г. снято 10-летнее ограничение по срокам списания убытков, теперь можно будет переносить сумму убытка на все последующие годы (п. 2 ст. 283 НК РФ). Правило действует с 01.01.2017 до 31.12.2021 года. Этот срок регулярно пересматривается.

См. также Пример оформления Графика документооборота

С 18.02.2020 Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 утверждены новые сроки хранения документов.

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)

Назад к статье

Отчеты, документы, обработки

График документооборота для учетной политики – образец такого документа помогает в разработке собственной схемы работы с документами. Какие нюансы необходимо учесть в процессе его составления, узнайте из нашего материала.

Что такое график документооборота и для чего он необходим?

График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.

График документооборота помогает:

ВАЖНО! С 2022 года обязателен к применению ФСБУ 27/2020 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Как организовать документооборот для целей бухгалтерского учета по новому ФСБУ 27/2021, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.

См. формы учетной первички:

Унифицированные формы первичных документов (перечень)

Унифицированная форма ТОРГ-12 – бланк и образец

Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец

Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:

График документооборота является приложением к учетной политике предприятия. Как правильно составить учетную политику и приложения к ней, узнайте в Типовой ситуации от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Как подготовиться к составлению графика документооборота?

Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:

В каком количестве экземпляров оформляется авансовый счет-фактура, узнайте из материала «Правила выставления счета-фактуры на аванс».

Как закрепить предоставление права подписи первички за сотрудником, узнайте из материала «Приказ о праве подписи первичных документов — образец».

После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.

Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.

Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?

Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики. Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):

График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.

Итоги

График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.

График документооборота по основным средствам

Подборка наиболее важных документов по запросу График документооборота по основным средствам (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня

Типовая ситуация: Как сформировать учетную политику(Издательство “Главная книга”, 2023)

Готовое решение: Как оформить и отразить в учете учреждения ликвидацию (демонтаж, утилизацию) основных средств(КонсультантПлюс, 2023)В рамках формирования учетной политики (графика документооборота) вы можете предусмотреть другие документы, необходимые при списании основных средств (например, акт технической экспертизы, справку о стихийном бедствии, приказ о ликвидации основного средства и т.д.).

Нормативные акты

“Методические рекомендации по разработке учетной политики в сельскохозяйственных организациях”(утв. Минсельхозом РФ 16.05.2005)Постановление Госкомстата РФ от 21.01.2003 N 7 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств” – в части первичных документов по учету основных средств;

Приказ Казначейства России от 02.04.2020 N 17н”Об утверждении Особенностей ведения централизованного бухгалтерского учета”(Зарегистрировано в Минюсте России 30.04.2020 N 58253)Решения Комиссии об отнесении основных средств к категории активов или не активов, принятые по итогам проведения инвентаризации в целях подтверждения показателей годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности, так и в течение календарного года, а также в случае изменения целевой функции объектов основных средств, принимаются к отражению в учете в соответствии с утвержденным Графиком документооборота.

31. В соответствии с пунктом 5 Положения по бухгалтерскому учету “Учетная политика организации” ПБУ 1/98, утвержденного Приказом Минфина России от 09.12.98 N 60н, при формировании учетной политики организации утверждаются правила документооборота и технология обработки учетной информации.

В учетной политике, как правило, указывается, что порядок и сроки создания первичных учетных документов и их передачи для отражения в бухгалтерском учете определены графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке. При этом график (схему) документооборота целесообразно выделить в отдельный документ и утвердить в качестве приложения к учетной политике организации для целей бухгалтерского учета.

32. График фактического документооборота отражает сложившуюся в организации систему документооборота.

График включает в себя перечень работ по созданию, проверке и обработке каждого из первичных документов, журналов, книг учета, сводных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности головной организации, обособленных структурных подразделений и организации в целом; ответственных за это подразделений (сотрудников) с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения этих работ.

Использование графика документооборота в управлении предприятием позволяет сократить трудозатраты на обработку документов на предприятии за счет:

– повышения ответственности исполнителей за соблюдение сроков составления и обработки документов;

– выявления и исключения из документооборота неиспользуемых (излишних) документов (особенно это касается сводных документов и регистров бухгалтерского учета).

От четкости составления графика документооборота в значительной степени зависит своевременность получения информации для нужд управления.

33. График документооборота является:

– важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройности системы организации бухгалтерского учета на предприятии;

– средством обслуживания рабочего места;

– средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности.

Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

– ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;

– выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;

– выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;

– выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

Как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности:

– своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;

– своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организации.

34. Нормативные документы, регламентирующие организацию бухгалтерского документооборота, можно условно разделить на следующие группы:

– регламентирующие общие принципы организации бухгалтерского документооборота;

– регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм;

– регламентирующие особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых);

– регламентирующие особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций.

В состав нормативных документов, регламентирующих общие принципы организации бухгалтерского документооборота, входят следующие:

Федеральный закон от 21.11.96 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” (с изменениями и дополнениями);

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденное Приказом Минфина России от 29.07.98 N 34н (с изменениями);

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР;

письмо Минфина СССР от 8 марта 1960 г. N 63 “Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства”;

письмо Минфина СССР от 6 июня 1960 г. N 176 “Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций”;

Рекомендации по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства (Приложение 1 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59);

Перечень типовых регистров единой журнально-ордерной формы (Приложение 2 к письму Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59);

письмо Минфина СССР и ЦСУ СССР от 20 февраля 1981 г. N 35/34-Р/426 “О методических указаниях по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники”;

Методические рекомендации по бухгалтерскому учету доходов, расходов и финансовых результатов сельскохозяйственных организаций (Приложение к Приказу Минсельхоза РФ от 31 января 2003 г. N 28) Раздел III “Первичный учет продаж (доходов и расходов от обычных видов деятельности)”.

В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения отраслевых унифицированных форм, входят следующие:

Постановление Госкомстата РФ от 29.09.1997 N 68 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья” – в части первичных документов по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;

Приказ Государственной хлебной инспекции при Правительстве РФ от 08.04.2002 N 29 “Об утверждении Порядка учета зерна и продуктов его переработки” – в части отраслевых форм первичных документов по учету зерна и продуктов его переработки хлебоприемных и зерноперерабатывающих предприятий;

Приказ Минсельхоза РФ от 31.01.2003 N 26 “Об утверждении Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в сельскохозяйственных организациях” – в части первичных документов по учету движения материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения, по учету движения зерна и другой продукции растениеводства, продукции животноводства, по учету реализации продукции и по учету движения прочих материально-производственных запасов”;

Приказ Минсельхоза РФ от 16.05.2003 N 750 “Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации” – в части специализированных форм первичной учетной документации в сельском хозяйстве.

В состав нормативных документов, регламентирующих особенности документооборота первичной учетной документации в части применения и заполнения унифицированных форм (без отраслевых), входят следующие:

Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации” (с изменениями от 27 марта, 3 мая 2000 г.) – в части первичных документов по учету кассовых операций и результатов инвентаризации;

Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций” – в части первичных документов по учету торговых операций;

Постановление Госкомстата РФ от 27 марта 2000 г. N 26 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 “Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией”;

Постановление Госкомстата РФ от 01.08.2001 N 55 “Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 “Авансовый отчет” – в части первичных документов по учету расчетов с подотчетными лицами;

Приказ Минфина РФ от 28.12.2001 N 119н “Об утверждении Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов” (с изменениями от 23 апреля 2002 г.) – в части первичных документов по учету товаров в розничной торговле;

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” – в части первичных документов по учету труда и его оплаты.

Особенности документооборота бухгалтерской отчетности организаций регламентированы Приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н “О формах бухгалтерской отчетности организаций”.

35. Создание и утверждение графика документооборота регламентируется “Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете” (утверждено Министерством финансов СССР, N 105 от 29 июля 1983 г.), раздел 5 “Порядок организации документооборота”, извлечение из которого приводится ниже:

“5. Порядок организации документооборота

5.1. Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком.

Особенности документооборота в условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета определены соответствующими нормативными документами.

5.2. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия, учреждения.

5.3. График должен устанавливать на предприятии, в учреждении рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в учреждении, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

5.4. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Пример графика документооборота в виде перечня работ приведен в приложении к настоящему Положению.

5.5. Работники предприятия, учреждения (Начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

5.6. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

5.7. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

В соответствии с Положением о главных бухгалтериях требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб предприятия, учреждения”.

по предприятию, учреждению __________________

Утверждено приказом N ___ от ____________ г.

36. Работа по составлению графика документооборота может быть выполнена следующими способами:

1-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится сотрудниками организации;

2-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится привлеченными консультантами;

3-й способ: Составление графика (схемы) документооборота проводится консультантами при активном участии сотрудников организации.

Рассмотрим каждый из способов более подробно.

Первый способ можно также подразделить на два вида в зависимости от того, привлекаются ли к составлению документооборота только работающие на предприятии сотрудники (преимущественно сотрудники бухгалтерии, ведущие соответствующие участки бухгалтерского учета) или для его составления принимаются на работу новые сотрудники. К преимуществам первого способа относятся минимальные затраты организации на составление графика (схемы) документооборота, поскольку предполагается, что оно выполняется сотрудниками в рабочее время и, как следствие, практически не отражается на их оплате труда. Недостатком данного способа является то, что при его использовании составление графика (схемы) документооборота занимает достаточно продолжительное время.

Использование второго способа позволит значительно сократить продолжительность периода составления графика (схемы) документооборота, поскольку консультанты, как правило, уже имеют опыт составления подобных документов, а также, в отличие от штатных сотрудников, могут заниматься составлением графика не отвлекаясь на выполнение своих непосредственных должностных обязанностей (ведение бухгалтерского учета, руководство коллективом и т.п.). Участие в работе по составлению графика (схемы) документооборота сотрудников организации ограничивается предоставлением консультантов данных (включая устную информацию), необходимых для выполнения работ. Результатом работ при использовании этого способа является отчет консультантов, который включает в себя сформированный график (схему) документооборота.

К преимуществам второго способа относятся:

– нагрузка на работников организации при составлении графика (схемы) документооборота изменяется незначительно (по сравнению с первым способом);

– период составления графика (схемы) документооборота можно сократить до минимума за счет привлечения большего количества консультантов.

В то же время, поскольку услуги консультантов платные, затраты денежных средств предприятия на составление графика (схемы) документооборота выше, чем при использовании первого способа.

Третий способ заключается в построении и внесении изменений в график (схему) документооборота при активном сотрудничестве консультантов и сотрудников организации. В отличие от второго способа, сотрудники не только предоставляют консультантам информацию, но и контролируют правильность ее обработки и активно участвуют в оптимизации фактического документооборота. Использование третьего способа сочетает в себе преимущества первых двух способов, а также создает предпосылки для получения максимально возможного эффекта от использования документооборота в практике управления, поскольку тот факт, что документооборот составлен при участии сотрудников, обеспечивает лояльность большинства сотрудников к использованию данного документа в организации.

37. Построение документооборота включает в себя следующие этапы:

1) сбор информации (описание фактического документооборота);

2) построение графика фактического документооборота в форме таблицы, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам (для наглядности);

3) оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На первом этапе собирается информация о движении каждого документа. Примерный бланк для сбора информации при построении фактического документооборота представлен ниже (табл. 2.5.1).

На втором этапе информация обрабатывается и представляется в виде графика документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

На третьем этапе производится оптимизация документооборота (при необходимости) и построение графика оптимального документооборота, а также блок-схем и сетевых графиков документооборота по участкам.

График документооборота для
бухгалтерского учета основных средств .

Проверка и обработка документа

Передача документа в архив

Ответственный за выписку (должность, ФИО)

Ответственный за проверку (должность, ФИО)

По учету материалов

Бухгалтер, ведущий бухгалтер

В день получения

По мере выписки

По окончании отчетного периода

Приходный ордер (М-4)

В день получения материальных ценностей

Ведущий бухгалтер на участке учета

до 10 числа следующего месяца

Журнал по выбытию и перемещению нефинансовых активов

В день перемещения

15 числа, следующего месяца  за отчетным кварталом

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

День выдачи материалов

Ежемесячно не позднее 30-го числа месяца

Акт о списании материальных запасов

День списания материалов

Приходные кассовые ордера (КО-1)

В день получения средств

В конце рабочего дня

Расходные кассовые ордера (КО-2)

Не позднее дня получения средств с л/сч учреждения

Не позднее дня выдачи денежных средств

Ежедневно, не позднее следующего дня

Объявление на взнос наличными (форма 0402001)

При внесении денежных средств на л/счет

Акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15)

По мере осуществлении проверок, не реже 1 раза в месяц

Авансовые отчеты (со всеми оправдательными документами: товарные чеки, кассовые чеки, акты вполненных работ и т.д.)

Не позднее 3-х рабочих дней после получения аванса

Не позднее 3-х рабочих дней после составления авансового отчета

Заявление на получение денежных средств под отчет

За 5 рабочих дней до получения денег на хозяйственные расходы, выезда в командировку (при условии сдачи отчета по предыдущему авансу)

По учету операций на лицевом (расчетном) счете

Платежные поручения, заявки на кассовый расход, заявка на получение наличных денежных средств

В день передачи первичных документов для оплаты, не позднее следующего рабочего дня

В день создания платежного документа

Выписки ФО с л/счета

Ежедневно по системе ЭДО и по мере получения

5-е число следующего месяца

Договоры с контрагентами учреждения

В день возникновения договорных отношений

Юрисконсульт, заместитель директора по экономике, главный бухгалтер

В день возникновения договорных отношений, но не позднее 3-х рабочих дней

Приказы по учреждению

Специалист по кадровой работе, юрисконсульт

В день издания приказа

Главный бухгалтер в рамках полномочий

Не позднее 1 дня после подписания приказа

В день поступления

Секретарь руководителя, инспектор по контролю за исполнением поручений

В день передачи на исполнение

По учету кадров

Приказ о приеме работника на работу (Т-1)

В день приема

В день поступления приказа на исполнение

Личная карточка работника (Т-2)

Штатное расписание (Т-3)

На 01 января ежегодно и по мере внесения изменений

Не позднее 3-х рабочих дней после поступления

Приказ о переводе на другую работу (Т-5)

В день перевода

Приказ о предоставлении отпуска (Т-6)

Не позднее чем за 4 дня до начало отпуска

Договор о полной материальной ответственности

График отпусков (Т-7)

Не позднее 15 декабря ежегодно

В день поступления на исполнение

Приказ об увольнении (Т-8)

Не позднее 3-х дней до дня увольнения

Приказ о направлении в командировку (Т-9)

За 3 дня до начала командировки

Командировочное удостоверение (Т-10)

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10а)

В течение 3-х дней по окончании командировки

По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

Табель учета рабочего времени (Т-13)

Руководитель структурного подразделения

Последнее число месяца

10-е число следующего месяца

Свод начислений, удержаний, выплат

За 4 дня до выплаты з/платы

15-е число следующего месяца

Платежная ведомость (Т-53)

За 1 день до выплаты

В день представления

Записка-расчет о предоставлении отпуска (Т-60)

За 3 дня до начала отпуска

В день расчета

Записка-расчет при увольнении (Т-61)

В день увольнения

В день окончательного расчета

День выхода сотрудника на работу

По состоянию на 1-ое число каждого квартала

По учету ГСМ

Главный специалист производственного отдела, водитель

По мере выезда, 1 лист на 1 день

Ведущий бухгалтер по учету ГСМ

В каждые 10 дней

Журнал учета показаний спидометра

По мере выезда, 1 запись на 1 путевой лист

Акт о приеме-передаче объекта основных средств (ОС-1)

В день получения объекта

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (ОС-2)

В день перемещения объекта

Акт о списании объекта основных средств (ОС-4)

В течение одного календарного месяца со дня подписания постановления администрации города

Другие первичные документы бухгалтерского учета

Ведущий бухгалтер, бухгалтер

По мере необходимости

Справки к отчетам

Ежемесячно в сроки, установленные для сдачи отчетности

Регистры бухгалтерского учета

Оборотно-сальдовые ведомости по счетам

Не позднее 10 числа следующего месяца

Не позднее 10 числа за отчетным годом

Документы налогового учета

Не позднее 20 число следующего месяца

Счета-фактуры на возмещение коммунальных услуг арендаторам

Акт  оказанных услугах

Книга покупок, книга продаж

Бухгалтерская  и налоговая отчетность

ФСС (4-ФСС),  ПФ, Карточки по учету страховых взносов, Карточки по ф. 1-НДФЛ, Сведения по ф. 2-НДФЛ, Инд.сведения в ПФ

В установленный для сдачи отчетности срок

Руководитель учреждения, главный бухгалтер

За 1 день до установленного для сдачи отчетности срока

НДС, ЕНВД, налог на имущество, прибыль, земельный налог, бухгалтерская отчетность

Заполняем бланк графика документооборота

При заполнении прилагаемых бланков обратите внимание: график документооборота должен соответствовать другим локальным актам организации, например, инструкции по делопроизводству, структуре организации, положениям о подразделениях. Именно из этих документов вы возьмете должности исполнителей и сроки обработки документов, подписантов и прочую информацию.

Наш первый бланк графика документооборота включает такие стадии жизни документа как

Очевидно данный бланк подходит  для оперативной документации, которая составляется, подписывается, приводится к исполнению, а дальше либо хранится у исполнителя, либо уничтожается.

Если речь идет о первичной учетной документации, то мы рекомендуем вариант графика документооборота с графой о месте и сроке хранения (учетная документация в течение 3-х лет может стать предметом проверки, поэтому крайне важно, чтобы все, кто с ней работает, правильно ее хранили).

Сроки хранения документов установлены на нормативном уровне. Рекомендуем их проверить.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Документирование хозяйственных операций организации

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

График документооборота 2022

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда № 3251-6-1.

Представленный бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.